コラム
予実管理を高度化して効率的に運用するために、予実管理システムの導入を検討しよう
予実管理とは、予算と実績を管理することで経営の実態を把握し、課題の解決や経営判断に生かすことです。緻密な予実管理をもとにして経営状況を分析することは、適切な経営判断のベースとして、企業規模にかかわらず必要になります。
予実管理は幅広い情報を集めて分析する必要があるため、システム化が難しい分野です。そのため現在はExcelを使って予実管理を行っている企業が多いと推察します。しかし、Excelでの予実管理にはいくつもの課題があります。ここでは、予実管理の概要と効率化について説明します。
予実管理と経営管理とは
予実管理は管理会計のひとつで、管理会計は経営管理の重要な要素です。
予実管理とは
予実管理とは、企業の「予算」と「実績」を比較して管理することです。管理会計の手法のひとつで、予算管理とも言います。現状を分析して今後の経営活動についての予測を行い、経営目標を実現するためのものです。
予実管理で売り上げ予測や経費などの予算と、実際の売り上げや経費などの実績を比較することで、経営活動のどこに問題があるのかが、データとして可視化できます。
予実管理で予算を達成していないところは経営課題、つまり問題のあるところです。その部分を速やかに修正することで、実績が向上し予算の達成に近づくことができます。少しでも早く経営課題に対応するためには、リアルタイムに近い、スピーディーな予実管理と修正が必要です。
スピーディーで適切な予実管理を行うことが経営活動の改善や経営目標の達成、ひいては適切な経営管理につながります。予実管理は企業の経営活動や成長戦略にとって重要な管理会計手法と言えます。
経営管理とは
予実管理よりも高い視座から経営を見るのが「経営管理」です。経営管理とは、企業が経営活動や事業活動によって経営目標を達成するため、「ヒト、モノ、カネ」といった社内のリソースを管理し、配分・調整・総括を行う経営手法のことです。経営管理は予実管理、生産管理、販売管理、人事・労務管理、財務管理など種々の企業活動の上位に位置します。
経営管理における経営判断のベースに用いられるのが「管理会計」です。管理会計は、経営者にとって役立つ情報を提供するための会計で、財務会計よりもスピード感や実用性が重視されます。管理会計のひとつである予実管理に見られるように、課題をすぐに発見し即座に対応するスピード感が重視されるためです。
管理会計と財務会計の違いについては、「予実管理は柔軟性に優れたExcel運用が多い！経営強化のためにより効率的に予実管理が行えるシステムを導入しよう」もご覧ください。
予実管理は経営課題を発見するために重要なもの
予実管理は、管理会計のなかでも重要な要素になります。予実管理を行うことで「経営課題がどこにあるのか」「どのように解決できるのか」が数値で明確になるためです。
予実管理を行わなければ、修正が必要な経営課題が見過ごされ、そのまま放置されてしまう懸念が生じます。その結果、売り上げ目標が達成できなかったり、余分な経費がかかり続けたりするかもしれません。健全な経営を行うため、予実管理は経営者にとってとても重要なのです。
経営課題を正確に発見するためには、緻密な予算作成が必要です。緻密な予算作成を行うためには、予算を決定する根拠、判断材料となる「会計情報」と「非会計的情報」を広く集めなければなりません。
非会計的情報とは、会計情報以外の幅広い情報が該当します。例えば製造にかかる「生産性」や「納品不良率」という指標は会計情報ではありません。しかし生産活動の効率を測定し、生産に関する意思決定を行うために役立つ計数的な情報です。
通常の財務会計であれば、財務諸表を作成するためのデータを集めれば十分です。必要な財務諸表には、PL（損益計算書）、BS（貸借対照表）、CF（キャッシュフロー計算書）、SS（株主資本等変動計算書）などが該当します。
しかし、予実管理での予算作成には、それ以上の経済的情報が広く必要となるのです。そのため、予実管理ではデータの取得・収集が重要なポイントになります。必要なデータは現場の担当者が直接入力する、会計システム以外のシステムからデータ取得するといったことをしなければなりません。ときには、新規顧客数や見込み生産量など周辺情報を広く収集することもあります。
予実管理はIPOを行うためにも重要なもの
予実管理はIPO（株式上場）においても重要な要素です。IPOを実現するためには、規定の形式要件を満たし、さまざまな資料を提出して上場審査をクリアしなければなりません。とくに「事業計画の合理性」を審査するときには、予実管理（予算統制）のプロセスがチェックされます。
上場企業でも、経営状況により作成した予算（経営予測）が修正されることはよくあります。しかし、予算と実績の大きな乖離（かいり）は、投資家に誤った情報を伝え、取引に不利な状況をもたらすことにもなりかねません。
よって、すでに上場している企業や、これから事業拡大してIPOを考えている企業にとって、予実管理は必要な手法となります。
IPOと予実管理の詳細については「IPO（株式上場）のための予算管理（予算統制・予実管理）」も参考にしてください。
予実管理に必要な情報とは
既述のとおり、予実管理には会計情報と非会計情報の両方が必要です。両方の情報を幅広く集めて総合的に管理して予算を作成し、ひいては経営判断に役立てるためです。
例えば製造業の予実管理では、次のような情報を集める必要があります。
｢品質｣ ：納入不良件数、納入不良率、工程不良廃却金額、同対売上高比率など
｢生産実績｣ ：未納件数、生産厳守率など
｢棚卸資産｣ ：棚卸資産回転率、棚卸資産残高など
｢生産性・設備効率｣ ：生産性、設備故障時間、設備故障回数、1回当たり段取時間など
会計情報は、会計システムやERPから自動的に取得できます。しかし、非会計情報は会計システムでは取得できません。そのため、効率的に情報を集めにくいのです。上記のような非会計情報を取得するためには、生産現場と予実管理担当者が連携して数字を確認・入力するなど、人の力と手間が多くかかります。業種や規模に応じてさまざまな情報を集める必要がありますが、多ければいいというものでもありません。自社の経営判断に必要な情報を効率よく取得し、管理・分析していくのがポイントです。
予実管理の具体的な進め方
予実管理は経営戦略をもとにしたマネジメント・サイクルです。大まかなサイクルは次のとおりです。
- 事前準備
企業の組織としての目標や将来の在り方をもとにした経営戦略を準備。企業が将来に向けて立てるミッションとビジョンに即したものを立案 - Plan
経営戦略に基づいた、経営計画と予算を作成 - Do
計画（予算）に基づいた経営活動。実施に当たり現場の意見を取り入れて戦略を見直すことも重要 - Check
計画（予算）と活動の結果（実績）の差を確認、分析 - Action
フィードバックされた分析に基づいて、改善や深化を実施。次期の経営計画、もしくは企業戦略に反映 - 循環
計画設定からの流れ（Plan～Action）を繰り返し、マネジメント・プロセスを循環
続いて、「予実管理」の実行プロセスを具体的に紹介します。
1 予算作成（Plan）
1.予算の目標を設定する
予算作成では、売り上げや経費などの予想を出し、予算を作成します。
昨年度の計画や今年度の経営戦略をもとに、部門ごとに適正な予算（営業利益）を設定しましょう。
売り上げ予測だけでなく、人件費や固定費などの費用予算も確認し、粗利益率や利益目標を設定します。
ポイントは、問題点を正しく認識するため、頑張って達成できるかどうかというぎりぎり現実的なラインに設定することです。
さらに、管理会計の視点から部門ごとにKGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）やKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）などを設定します。
これらの指標に対する達成率も重要なポイントです。
2. 全体の予算を確認する
部門ごとの予算を集計して全体の予算を作成し、確認します。
2 実際の経営活動（Do）
予算作成時の計画をもとに、経営活動（営業活動）を行います。実行時は現場レベルで調整可能とするといいでしょう。
3 実績の確認（Check）
1.予算と実績の比較
売り上げ実績や実際の経費など、実績の数字を取得し、作成した予算と実績の差を確認します。
2.経営課題の発見
予算と実績に一定以上の差がある部分から「経営課題」を発見しましょう。
3.原因の分析
課題を解決するためには、原因分析を行います。予算と実績の差分については、「原材料の高騰があった」「為替変動が想定以上だった」「製造過程を変更したことで生産性が下がった」などさまざまな理由が考えられます。
差分を分析し、どういう方向で修正するか決定します。
修正の効果を大きくするためには、より具体的、かつ詳細に原因を分析すると効果的でしょう。
4.修正方法の発見
原因を分析したら、解決に近づくための修正方法、対策を考えます。
経営状況は常に変化します。そのため、経営課題の発見と原因の分析に時間をかけすぎると、手遅れになる可能性があります。そのため、予実管理はできるだけこまめに、できればリアルタイムで行う必要があります。
また、データ集計からデータ分析に時間をかけないことも重要です。そのためには、スピーディーでリアルタイムな予実管理と、緻密で時間のかからないデータ集計・分析が必要です。
5.解決すべき課題の優先順位をつける
見つけた課題それぞれについて、原因分析し、対策を考えます。そのあと解決と行動の軌道修正を行わなければなりませんが、その際には優先順位付けが重要です。
どの経営課題についても平等に扱い、同時に改善策を実行するのは、現場の混乱や疲弊を招くリスクがあるためです。
課題にプライオリティをつけ、改善の効果や影響が大きい、もしくは改善すると効率的と思われる課題から対策を行いましょう。
この一連のプロセスは、予実管理担当者（もしくは経営層）と現場の意思疎通が重要です。現場の意向もくむことで現実的な施策を打ち立てることができるでしょう。
4 対策の実行（Action）
優先順位に基づいて、対策を実行に移します。
一定期間実行したらまた予実管理を行い、対策の効果は出ているかを確認しなければなりません。
効果が出ていればそのまま続けるか、ある程度効果を発揮したところで対策をいったん停止するかを決めます。
また効果が出ていなければ、再度データの収集からデータ分析までをやりなおし、新しい対策を立てる必要があります。
5 次のサイクルへ（Plan）
把握した経営課題とその分析結果は、改善計画だけでなく、次の予算作成にも生かすことができます。
またこれらの分析結果は、経営戦略にも役立てます。
分析結果を、現場の社員にもフィードバックする仕組みも構築するといいでしょう。
次のサイクルの予算作成で、同じような経営課題が発生することを防ぐことができるためです。
予実管理の効率化における課題とその原因
予実管理をできるだけこまめに、リアルタイムで行うためには、予実管理に関する業務をできるだけ効率化する必要があります。
しかし、現在多くの企業で利用されているExcelでの予実管理運用は、効率的とは言えません。そこにはいくつかの課題があるためです。
経営者目線の課題
Excelでの予実管理運用は、経営者にとっては次のような課題があります。
精度が低く時間がかかる
スピーディーで緻密な予実管理を行うためには、できるだけリアルタイムに、精度の高い数値を取得したいものです。
しかし経営分析資料のような資料作成を現場に依頼しても、求める精度のデータが得られないことが多いでしょう。
また、データを取得してからレポートを作成するまでに時間がかかることもよくあります。
機能が乏しい
組織別のブレイクダウンやビジネスモデル別の採算など、さまざまな角度からのデータを分析した資料が欲しいという経営者は多いはずです。
しかしExcelでは複雑なデータ分析を行うにも自分たちでマクロを組む必要があり、作業が非常に煩雑になります。
そのため、経営課題の把握や原因の特定が難しくなっているのです。
経営者にとってのExcelでの予実管理運用については、「e-book」もご覧ください。
現場担当者目線の課題
また、現場担当者にとっては、Excelでの予実管理運用について次のような限界があります。
日々の作業が煩雑
ファイル管理、バージョン管理などの作業が大変で、人的ミスも多く起こります。人的ミスがあると、データが消失したり、漏えいしたりするというリスクもあるのです。
データ連携がしにくい
Excelだけでは、ほかのシステムとのデータ連携がうまくいかず、データを手入力しなくてはならない部分があります。
また、各部門からデータを回収し集計するまでの工数が大きい場合もあり、業務サイクルを回すのに時間がかかります。
データ連携ができないということは、過去の資産を十分に生かせないということです。
予実管理は経営陣にとって重要な会計書類です。しかし上記のように、会計書類を作るプロセスに手間が多いと、肝心の内容を精査・分析する余裕がなくなる懸念があります。
Excelでの予実管理運用の限界については、「予実管理は柔軟性に優れたExcel運用が多い！経営強化のためにより効率的に予実管理が行えるシステムを導入しよう」もご覧ください。
Excel運用から予実管理システムへ
Excelで運用する限界を突破し、より効率的で精度の高い予実管理を実現するためには、予実管理システムの導入がおすすめです。
予実管理システムを導入することで、Excelでの運用で生じる課題を解決できます。例えば、予実管理システムでは次のようなメリットがあり、Excel運用の限界を補完します。
- 経営判断の助けになる、より高度なデータ分析機能を搭載している
- 配賦処理機能、通期見込機能、クラウドサービスなど、より高度な予算作成機能を持っている
予実管理に使うツールについては、「予実管理にツールを導入するメリットとは？自社に合ったツールの選び方を考える」をご覧ください。
また、クラウドサービスで利用する予実管理については、「事業拡大に有利な予実管理システムの形とは？海外展開に強みを発揮するクラウドサービス」をご覧ください。
予実管理システムの概要
予実管理システムには、次のような機能があります。
予実管理を行う
予算と実績のデータは、データ連携によりほかのシステムからの自動入力も可能で、作業を大きく効率化できます。
データ分析とレポート作成
設定や操作に応じて、Excelでは難しい、多様で高度なデータ分析を行うことができます。
また、結果をレポートとして出力し、指定の場所に自動的に送信できます。
レポートはこれまで同様、Excel形式で作成することも可能です。
レポート作成の自動化
データ入力からレポート作成・配布まで、一度設定すれば、特別な操作は不要です。
データ連携
商品データや顧客別情報、人事系データなど、任意の数値データや文字列について、データ連携機能を使って入力できる製品もあります。
予実管理システムを導入するならBizForecast
Excelで運用してきた予実管理をシステムに移行するなら、BizForecastをおすすめします。
BizForecastは、プライマル株式会社が提供する予実管理を含む管理会計システムです。
BizForecastには次のような特徴があります。
Excelとの連携が強力
「脱Excelから活Excel」をテーマにしており、Excelとの強力な連携機能があります。
例えばExcel上で設定したワークシート関数や書式、グラフなどをBizForecastでそのまま見ることができます。
これまでのデータを資産として生かすことができ、無駄になりません。また、カスタマイズによりインターフェイスや操作感もExcelから違和感なく移行することができますので、新たに操作方法を覚え直す必要性が低いです。
システム移行に伴う現場研修やマニュアル化などの作業を一定量省けることや、ユーザビリティの劣化が起こりにくいことも大きなメリットです。
Excelのデータ資産や使いやすさを生かしながら、課題や限界はBizForecastで補完することができます。
それによって、より効率的でスピーディーな予実管理と、緻密なデータ分析を行うことができます。
経営管理全般をシステム化できる
予実管理だけでなく、工数管理や人事評価など、経営管理全体をシステム化できます。
導入時にはお客様に合わせたカスタマイズを行うため、予実管理だけでなく、予算策定の上流プロセスといった必要な機能を搭載することも可能です。
豊富な連携機能
ほかの業務システムやERP、もちろんExcelともデータ連携が可能です。収益や販売実績等のデータを自動的に取得したり、処理したデータを返したりできますし、レポートを自動的に配信することもできます。
設計次第でさまざまな使い方ができるため、効率化と使いやすさの両立が期待できます。
高度なBI機能
予実管理システムとして搭載されたデータ分析機能だけでなく、より高度なデータ分析のためのBI機能があります。
ほかのシステムから入力されたものも含めてBizForecast内のあらゆるデータを対象に、ピボット・OLAPによる高度な多軸分析などが可能で、多彩なグラフ・チャートなどビジュアルツールも搭載されています。
操作はダッシュボードから行い、レポートはExcelファイルやグラフ・チャートなどの画像として出力・保存が可能です。
海外展開に対応
英語をはじめとした複数言語、海外通貨にも対応しています。そのため、海外の事業所や工場から直接情報を入力することもできます。また、いくつかのパターンでの為替レートを想定した分析も可能です。
充実した導入支援サービスとサポート
基本的な保守サービスだけでなく、カスタマイズ部分の運用支援サービスや保守サービス、アフターフォローなど、手厚いサポートも用意しています。実績に裏打ちされた確かな技術力と経験値で実行を支援します。
BizForecastは全社規模のオペレーションに対応できる
予実管理をシステム化したいオペレーションは、企業によってさまざまです。各オペレーションは業務上、もしくは組織体系として、連携しにくいことがあります。
例えば代理店販売であれば代理店予算の管理はもちろんですが、販売単価や販売費の計画などそれぞれの業務に特化した計画業務が部門毎に点在しています。こういったデータが事業部門ごとに点在し、全体に連携されていないサイロ化状態を改善しなければなりません。
連携の課題を抱えている企業もしくはグループ企業において、財務以外のオペレーションにも広く対応できるBizForecastならば、それぞれの計画データを連携させた予算や計画業務を実現させることができます。
またグローバル企業の経営においては、本社（GHQ：Global Headquarters）と地域統括会社（RHQ：Regional Headquarters）の役割をどのように定義するかで、計画立案やモニタリング方法が異なります。
多くのグローバル企業では事業セグメントを主軸に置き、販売予算を計画し予実管理を実施しています。しかし海外市場の重要性の増大に伴い、これからは事業セグメントの分析だけではなく、地域セグメントの特性も踏まえた予算の立案とモニタリングが求められています。
というのもグローバル企業においては、RHQ（地域統括会社）が地域特性を踏まえた分析を実施することが重要であるためです。RHQ配下のローカル各国毎に異なる販売商習慣を勘案しながら、タイムリーでより適切なアクションを実践することが、顧客ベースの販売計画や、販売店人員計画といった経営戦術の実装につながります。
BizForecastでは柔軟なマスタ定義が可能であり、多面的なデータと多様なデータ視点を実現することで、グループ経営管理の高度化を実現します。
BizForecastの導入事例
導入事例を2つ紹介します。
活用事例1：大規模な卸売業
BizForecastで、海外子会社を含め、60社以上の子会社との連結データを処理し、100以上のレポートを作成している企業の事例です。売り上げ規模は約2,500億円、利用ユーザ数は100ユーザ程度です。
BizForecastの対象範囲
BizForecastで月次連結、予算連結、制度連結決算など、グループ全体で複数の連結会計業務を運用しています。
データ収集
親会社のERP、子会社各社の会計システムなどから、自動的にデータを取得します。制度連結用データ、管理連結用データは、それぞれ担当者により直接入力されます。
連結処理
BizForecastで制度連結データ、管理連結データ（月次、予算、見込など）、注記情報データの連結処理を行います。
グループ内の内部取引調整、貸引調整、資本連結、未実現利益などを計算し、連結精算表、セグメント精算表、連結CF精算表などを作成します。
さらに、それをもとにしてデータ分析を行います。
その結果として、固定帳票、月次推移、前年度対比、セグメント表示、予算管理などを作成し、レポートとして配信します。
全体で作業が必要なのは、制度連結用データ、管理連結用データの入力だけです。
あとは自動的にデータが取得され、集計・分析され、Excel形式のレポートが配信されます。
子会社の部門単位の予実管理から、グループ全体の連結処理まで、BizForecastを幅広く利用している事例です。
活用事例2：中小規模の小売業
部門別予算管理における活用事例で、売り上げ規模は約200億円、利用ユーザ数は50ユーザ程度です。
データ収集
予算データは担当者が直接入力します。実績データは、会計システムから自動的に取得します。
予実管理
各部門の担当者がBizForecast上で直接予算編成を行い、経営企画課がそれを承認します。承認の際、なぜその数値が入力されたのかという確認をしたい場合、誰が数値の変更を実施したのかという履歴が保存されるため、確認作業の短縮ができます。
予算の申請・修正・承認といったフローも組織編成に応じて柔軟に設計できるためスムーズです。
予算のデータはBizForecast内で自動的に科目別・組織別などに集計されます。会計システムから入力された実績データと付き合わせて予実管理を行い、自動的に月次レポートを作成します。事業部別、Excel形式でのレポート作成が可能です。
部門単位の予実管理にピンポイントでBizForecastを利用している事例です。
効率化を促進してより効率的な予実管理を行おう
予実管理は、企業の経営管理と成長に欠かせないものです。しかし、適切な数値を設定できなかったり、集計やデータ分析に時間がかかったり、緻密な分析を行えなかったりするならば、コストをかけて予実管理を行う意味がありません。ポイントを押さえた予実管理を行うためにも、Excelで運用するのではなく、予実管理システムの導入をおすすめします。
特にグループ経営におけるデータの連携や、グローバル経営における地域セグメントを重視した分析の強化を目指す企業は大きな効果が得られるはずです。
BizForecastのような適切な予実管理システムを導入すれば、Excelでの運用から生じる課題も解消され、より高度なデータ分析機能を利用できます。それによって、より正確で効果的な経営判断を行えるようになるでしょう。