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MBOのExcel運用にはどのような課題がある?より戦略的に人材を活用するには

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MBOをExcelで運用している企業は多いでしょう。しかし、ExcelでのMBO運用では、人事部や管理者の負担が増えたり、評価にばらつきが出たりするなどの課題があります。それでは、せっかく導入したMBOの効果が発揮できません。

Excelでの運用に限界を感じているなら、人事評価システムの導入を検討してはいかがでしょう。
MBOをより効果的に活用できるように支援してくれます。

 ここでは、MBOの課題とその解決策、さらに人事評価システムを導入するメリットについて説明します。

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MBOとは

MBO(Management By Objectives)は、日本語で「目標管理制度」と言われます。

個々の社員、またはグループごとに期間ごとの目標を設定し、目標達成度で人事評価を決めるマネジメント手法です。目標達成度が数値として評価の目安になるため、実績を具体的・客観的に評価しやすくなります。

MBOで重要なのは、トップダウンではなくそれぞれの社員が自主的に目標を設定し、その達成に向けて主体的に取り組むことです。

MBOは、経営学者であるピーター・ドラッカーが著書『The Practice of Management(現代の経営)』で紹介しました。現在は多くの日本企業で取り入れられています。しかし多くの日本企業では、本来MBOで想定されていた「従業員が自主的に目標達成と自己管理を行うための手法」ではなく、人事評価制度の一部として運用されているようです。これは、多くの企業でMBOが人事担当者や現場の管理者など実務者ベースで運用されているためと考えられます。

経営者もMBOを利用した人事の重要性は認識していますが、運用を人事部門に任せている場合、はっきりとした人材戦略として打ち出しにくいのです。経営者がより戦略的に人的資源の運用を行うには、MBOの運用を効率化し、経営陣の人事戦略に利用できるようにする必要があります。

このような理由でExcelだけでのMBO運用に限界を感じている経営者も少なくないことでしょう。
課題と解決策を次章以降で詳しく説明します。

MBOを導入した人事評価のプロセス

MBOを導入している企業では、一般的に次のようなプロセスで人事評価を行っています。

1. 目標設定
社員それぞれ、またはグループで、自分の目標を設定します。企業にはそれぞれ、経営戦略をベースにした組織の目標があるものです。MBOではこの組織目標をもとに、部署ごとにブレイクダウンして個人の目標を設定します。

目標はより具体的かつ詳細に、できれば数値で示せるようなものを設定すると達成度を測りやすくなります。実行後には評価を行うため、評価の基準についてもあらかじめ決めておく必要があります。

社員が目標を設定するときには、管理者(上司)と面談し、目標のレベルや内容を適正化することも重要です。


2. 計画・実行
目標をもとに行動計画を立てます。その計画を実行することで、目標を達成していけるような計画です。

計画を実行している間は、管理者は定期的に進捗状況を確認する必要があります。計画どおりに行動できないことも多く、行動の中で目標と結果とがずれてきたら、修正を行うことになるためです。

管理者と社員が面談を行うことで、行動の遅れやズレを発見できます。


3. 評価とフォロー
期限になったら各自振り返りを行います。それをベースに管理者との面談を行い、結果を評価するのです。評価はパーセンテージや到達度など、数値で評価します。評価は目標達成度に基づいて、客観的に行うことが重要です。
この結果は、人事評価や給与にも反映されるものであり、公正性が重視されるためです。

MBOではすべてのプロセスにおいて、次の2点が重要となります。

  管理者との密なコミュニケーション

   「目標設定」「計画・実行」そして「評価とフォロー」まで、すべての段階で社員と管理者が十分
   コミュニケーションを取ることが重要です。
   納得できない目標や評価では、社員のモチベーションも上がらず、効果的な目標設定もできません。

  社員が自主的に行動すること

   社員が納得できる目標を自分で設定することで、モチベーションアップが図られ、意欲的に業務に
   取り組むことにつながり、社員が成長すると同時に、業績アップにもつながります。

MBOにおける適切な「目標」とは?

目標設定は、MBOのなかでも重要なプロセスです。

目標は、トップダウンで与えられるノルマではありません。社員が自主的に決めるものです。管理者との面談により、社員本人が納得できるレベルや内容の目標を設定させましょう。

管理者側は、目標設定のときに会社側の意向を押し付けてはいけません。ただし、目標の方向性は企業の方向性に沿ったものであることが望ましいと考えられます。

設定する目標は、次のような条件を満たしていることが必要です。

  ・明確で具体的であること
  ・レベルが適正であること、努力すれば達成できるレベルであること
  ・期間や期限の設定があること
  ・目標を達成するための行動や方法がはっきりしていること
  ・会社全体の目標と関連していること、上位部門(経営者・管理者)の目標に基づいていること

現在のMBO運用の課題

現在のMBO運用には、いくつかの課題があります。主に経営者向けの課題と、運用担当者向けの課題に分けられます。
それぞれの課題を、以下に紹介します。

1: MBOにおける経営者向けの課題

 ノルマ管理になってしまう

本来のMBOは、社員が主体的に目標を設定することでモチベーションの向上や人材育成に役立てるものです。
しかしMBOは評価に関係するため、目標とそれを達成することだけが重視されてしまうことがあります。
そのような場合、目標の内容や達成度、プロセスも軽視されてしまいがちで、結果的にノルマ管理と同じになってしまうでしょう。

また目標達成が重視されることは、目標設定に管理者側や上司の影響が大きくなってしまう、社員本人が納得できない目標になってしまう、といった課題も生じがちです。

ノルマ管理化を防ぐためには、「定量的な評価」と「定性的な評価」を組み合わせた総合的な評価が必要です。
業務プロセス、職務に対する姿勢などを評価する定性的な評価を組み入れることで、結果だけを求める姿勢が緩和されます。

目標を設定するときに、あらかじめ評価基準や評価軸も決めておきましょう。

 社員の自主的な目標管理を重視しすぎる

MBOは社員のモチベーションアップに有効といわれています。
そのため、組織全体の目標達成よりも社員のモチベーションアップを優先する運用担当者もいます。

その結果、目標設定に社員の意向が大きくなりすぎて、社員全体の目標に統一性がなくなってしまい、バラバラになってしまうことがあります。これでは、企業全体の目標達成ができません。

そのため、目標設定時には上司や運用担当者との密なコミュニケーションが重要になります。上司や運用担当者は企業の求める目標と社員の意向を理解し、両者を丁寧にすり合わせていきます。
それによって企業にとっても有益な目標を設定できるでしょう。

 評価のバラつきが起こる

MBOでは、結果をきちんと評価することが求められています。
しかし運用・評価の担当者が変わると評価基準が異なり、評価がバラつくこともあります。

評価基準を担当者に依存していては、全体を公平に評価しにくくなります。
うまく運用するには、誰が評価を担当しても評価がぶれないように、専任の評価担当者となるミドルマネジメントを育成する必要があります。そのために具体的には、評価についてガイドラインを規定し講習する、個々の事例にどのように当てはめていくかをシミュレーションする、などの教育が必要です。

 Excel運用では、データを蓄積して資産として生かすことができない

Excelではすべてのファイルを整理して一元管理することが難しいため、データを蓄積して資産として生かすことができません。レポート機能や高度なデータ分析機能がないことも、経営者向けのデータベースとしての運用管理に向いていない要因です。

また、Excelでは手作業も多く、データの管理もしにくいため、運用担当者や評価者の負担が大きくなります。
運用には知識やノウハウが必要であるため、作業の属人化が進んでしまうのも欠点です。

「評価のバラつき」「Excelデータを資産として生かすことができない」についての詳細は
「MBOで評価のバラつきが起きるのはなぜ?どうすれば解決できる?」をご覧ください。

これら経営者向けの課題は、MBO型人事評価における業務効率化により解決する可能性が高いと言えます。

2: MBOにおける人事、総務、経営企画部門担当者向けの課題

 MBOに関する業務の属人化、業務の肥大化

Excelベースで運用しているMBOの運用・評価の業務は、一部の詳しい担当者に偏る傾向にあります。
そのため業務やノウハウの属人化が進み、担当者の負担が大きくなるのが問題です。さらに、担当者が変わると引き継ぎが大変だったり、評価基準が変わって継続的な人事評価ができなくなったりします。

詳細と解決策については 「MBO(目標管理)を効率化しよう 運用担当者の負担にならないMBOとは」をご覧ください。

 MBOシート(目標管理シート)の運用が大変

Excelでは、MBOシートの適切なテンプレートがなかなか見つかりません。
インターネットで配布されているものもありますが、自社に合うものを探すのが大変です。

また、Excelでは一括管理がしにくいため、最新のMBOシートがどれか分からない、データが間違っている、更新が面倒などの問題もあります。

主に人事部の課題については 「MBOシート作成の課題はなに?人事担当者も記入者も楽になるMBOシートとは」を、
経営管理手法としての目標管理制度については 「目標管理制度(MBO)による人事評価と経営管理」をご覧ください。

 Excel運用の限界

ExcelMBOを運用していると、MBOシートや評価データなど、大量のExcelファイルのやりとりが生じます。
それぞれのデータを一元管理するのは難しく、シートやファイルがバラバラに保存されているところも多いでしょう。
それでは、事情に詳しい担当者でないと運用できません。

詳細と解決策については 「MBOで評価のバラつきが起きるのはなぜ?どうすれば解決できる?」をご覧ください。

これら運用担当者向けの課題も、MBO型人事評価を業務効率化することで解決する可能性が高いと言えます。
そのためには、人事評価システムの導入がおすすめです。
日々の操作もデータ管理もしやすく、こうした課題の解決をサポートしてくれます。

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人事評価システムの導入でMBO運用の課題を解決する

人事評価システムを導入すると、なぜMBO運用の課題が解決するのでしょうか。

人事評価システムとは

人事評価システムとは、MBOに限らず、人事評価を効率よく適正に行うためのシステムです。
導入することで、人事評価のプロセスを大きく効率化できます。MBOでは、目標設定、本人による結果・振り返りの記入、上司からの評価やフィードバックの記入など、Excelで運用されていた部分をシステム化することが可能です。人事評価システムには、人事評価だけでなく、スキル管理や目標管理、データ分析など人材管理業務もまとめてカバーし、業務効率化できるものもあります。

人事評価システムを導入するメリット

 人事業務を効率化する

人事評価システムを導入することで、人事評価プロセスの多くを自動化・システム化できます。
それによって作業を大きく効率化し、運用担当者の作業時間を削減することが可能です。

これは「MBOに関する業務の属人化、業務の肥大化」「Excel運用の限界」という課題の解決につながります。

 人事に関する情報を一元化できる

システムに人事や評価に関するデータを一元化し、可視化できます。
これによって、人事評価プロセスをより効率化することが可能です。
さらに、システム化によってデータを共有することで、運用担当者の交代がしやすくなります。

これも「MBOに関する業務の属人化、業務の肥大化」「Excel運用の限界」という課題の解決につながります。

 データ分析機能により、人員の再配置がしやすくなる

人事評価システムには高機能なデータ分析機能があり、さまざまな角度からの分析が可能です。
その結果、MBOの結果をマネジメントに反映しやすくなります。

例えば、社員個人と企業全体の目標達成度を明確にすることが可能です。
これは「ノルマ管理になってしまう」という課題の解決につながります。
また、これまでのデータをもとにして評価過程が明確になることで、定量的な評価と定性的な評価を組み合わせた総合的な評価が可能です。
これは目標レベルを適正化することから「ノルマ管理になってしまう」「社員の自主的な目標管理を重視しすぎる」という課題の解消につながります。

さらにデータ分析や人事評価など、客観的な評価を利用することで、より最適な人員配置が可能です。
これによって「評価のバラつきが起こる」という課題を解決できます。

 人事評価プロセスの質が向上する

システム化により、人事評価プロセス全体を効率化できます。
ファイル管理のような事務作業がなくなり、その分のリソースを、社員へのフィードバックやデータ分析、人材育成、人材戦略などに割くことが可能になるためです。そこから、人事評価の質が向上していきます。

また、データ分析機能の利用により、より公正で客観的な評価が可能です。これも人事評価の質の向上に役立ちます。

これによって、「評価のバラつきが起こる」「MBOシート(目標管理シート)の運用が大変」という課題を解決できます。

 社員のモチベーションアップ・定着率の向上

人事評価がシステムにより正当かつ客観的に行われることで、社員が人事評価に納得しやすくなります。
これは従業員満足度の向上をもたらし、モチベーションアップや離職率の低下につながると考えられます。

またこれによって、「評価のバラつきが起こる」「MBOシート(目標管理シート)の運用が大変」という課題を解決できます。

詳細は 「MBOで評価のバラつきが起きるのはなぜ?どうすれば解決できる?」をご覧ください。

 MBOシートの作成が効率化

これまでExcelでバラバラに運用していたMBOシートを読み込み、データ資産として利用することで、従来の資産を無駄にせずに作業を効率化できます。

これによって、「Excelデータを資産として生かすことができない」「MBOシート(目標管理シート)の運用が大変」という課題を解決可能です。

また、システム上で作成したデータやグラフをExcelに出力し、マネジメントに生かすこともできます。

人事評価システムはどのように選べばよいのか

自社に合った人事評価システムはどう選べばよいのでしょうか。選び方には、次のようなポイントがあります。

ポイント1 必要な機能がそろっているか

人事評価システムには、大きく分けて次の2つの目的があります。

 ・人事評価の効率化
 ・人事評価を含む、人事管理業務全体の効率化

どちらの目的で導入するのかを考えて、必要なシステムを選びましょう。

人事評価だけが目的なら、シンプルな機能のシステムの方が向いているかもしれません。業務全体の効率化を目的としたものはコストがかかるうえ、高機能すぎて使わない部分も多い可能性があるためです。しかし人事管理業務全体を効率化したいなら、幅広く連携が可能なシステムが必要です。

ポイント2 対象人数は適切か

人事評価の対象にできる人数は、システムにより異なります。そのため、自社の従業員の人数によって、利用できるシステムや価格帯が変わってきます。

多くのシステムは対象人数にある程度の弾力性があるため、必要な機能があるかどうかを優先して問題ありません。ただし、企業規模と大きな乖離(かいり)がないものを選定します。

ポイント3 自社の組織体制や人事評価制度に合っているか

システムをカスタマイズして、承認プロセスや情報共有、MBOをはじめとする人事評価など、自社の制度や運用体制にうまく合わせられるかも重要です。

人事管理を行うのであれば、部署の統廃合や人事異動があった際にすぐに修正できることも大きなポイントでしょう。

ポイント4 書類を作成しやすいか

人事管理では、MBOシートや給与明細など多くの書類が必要です。人事関連の書類を自動的に作成可能かどうか、フォーマットを自社に合わせてカスタマイズ可能かどうかも、選定時に確認します。

その他、ほかの業務システム導入と同じように、次のような部分も選定のポイントです。

   ・操作性(使いやすさ)

    画面や操作などが分かりやすいことも重要です。
    これまでExcelを使っていた場合は、Excelと似た画面であれば、すぐに慣れることができるでしょう。

   ・ほかの業務システムとの連携

    人事評価システムは評価結果が昇進・昇格や昇給に影響し、給与データの変更につながるため、
    単独で使うものではありません。
    ほかの部署の業務システム、特に経理部門のシステムとの連携は重要です。

   ・オンプレミスかクラウドサービスか

    営業部門の担当者が出先で利用したり、バックオフィス部門にテレワークを導入したりするなど、
    オフィス以外の場所で仕事をする場面も増えています。
    そのような場合は、クラウドサービスの人事評価システムが便利です。

   ・予算

    バックオフィス部門のシステム構築・導入の予算は限られていることが多いでしょう。
    人事評価システム単独での価格ではなく、カスタマイズ、導入サポート、導入後のサポートなど、
    さまざまな費用がかかることも考慮しましょう。

   ・導入スピード

    システムは、自社に合わせてカスタマイズしてから導入することがほとんどです。
    そのため、導入までにはある程度の時間がかかります。
    例えば4月までに導入したいといった希望があれば、導入スピードも重要です。

   ・サポート体制

    システムは導入して終わりではありません。
    ベンダーには、操作に関する教育、調整、数年後の更新など、導入後にもさまざまなサポートを頼む必要があります。
    そのため、サポート体制も確認が必要です。

人事管理だけでなく経営管理全般で使えるシステムを選択しよう

人事評価システムにはさまざまな種類がありますが、次のような機能を持ったシステムをおすすめします。

 Excelとの連携に優れている

Excelと連携できれば、これまでExcelで運用してきたデータや資産が無駄にならず、柔軟な画面設計ができます。
これまでの操作性を変えたくない、大掛かりなリプレースはしたくないという企業でも安心です。

 Excelだけでなくほかの業務システムとの連携可能

ほかの業務システムと連携できれば、人事管理以外にもさまざまな業務をシステム化でき、複数の部署で活用できます。
例えば、原価・経費予算の把握、業績連動賞与や翌年度の昇格・昇給計画などと連動させることができ、その結果、より一層の業務効率化が可能です。

これらの条件を満たすのが、プライマル株式会社のBizForecastシリーズです。BizForecastシリーズは、手厚い導入支援サービスも魅力です。丁寧に導入をサポートするため、既存のシステムを生かし、お客様の要求水準に合わせたシステム構築も容易です。もちろん導入時だけでなく、その後のサポートサービスにもさまざまなプランが用意されています。

BizForecastシリーズは人事評価システムに限らず、さまざまな機能を持ち、販売管理や生産管理など、複数の部署で活用することも可能です。

BizForecast HRの導入事例

BizForecastシリーズを人事評価に活用した事例をご紹介します。

売り上げ規模が約700億円、ユーザー数800人の専門商社で、既存のERPで作成した人事給与システムとExcel、BizForecastシリーズを連携して使用している例です。社員マスタや部門マスタを人事給与システムからBizForecastへと連携することでマスタ管理が容易になりました。

BizForecastシリーズで運用しているのは、MBOを運用して能力評価・賞与査定などを行う部分です。MBOシートの内容をベースに、人事管理部門で人事評価項目の見直し、人事評価、賞与、異動・昇進などさまざまな評価を行っています。Excelファイルで人事評価や昇進・賞与に関するレポートの作成もでき、さらに、異動、賞与、その他さまざまな評価結果を人事給与システムへ戻し、給与や賞与支払いのデータとして利用可能に。総合的に現場にとっては業務効率の改善、経営者にとっては人材情報の有効化が図れたそうです。

BizForecastシリーズは柔軟な連携機能が魅力です。マスタデータを既存の人事給与システムとやりとりし、レポートはExcelで出力できます。Excelで作成した既存のMBOシートのデータを入力することも容易です。

人事評価システムの導入でMBOをスムーズに運用し人材を生かす

MBOをより効果的に運用するなら、人事評価システムの導入をおすすめします。
Excelで運用するMBOには、さまざまな課題があるためです。人事評価システムを活用すれば、多くの課題の解決につながります。

そうすれば、人材育成や適性に応じた再配置など、より積極的に人材を活用することができ、企業全体の目標達成に貢献していけるでしょう。


参考: 目標管理制度(MBO)|HRPro
    MBO(目標管理制度)運用の基礎、なぜコミュニケーションが重要なのか|ビジネス+IT
   目標管理におけるMBOの課題や運用上の注意点とは|ワークマネジメント オンライン

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